KOTOKARTANOSÄÄTIÖN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty 15.6.2023.

1. REKISTERINPITÄJÄ
Kotokartanosäätiö, Valtakatu 7-9 11130 Riihimäki
info@kotokartanosaatio.fi

2. REKISTERIASIOIDEN YHDYSHENKILÖ
Laura Järvelä, laura.jarvela@kotokartanosaatio.fi, 045 3421551

3. REKISTERIN NIMI
Kotokartanosäätiön asiakasrekisteri. Asiakkaaksi rekisterissä määritellään toimintaan ilmoittautuvat sekä toiminnasta tiedotusta saavat henkilöt, kuntosaliasiakkaat, vuokralaiset, vapaaehtoistoiminnan piirissä olevat henkilöt, vapaaehtoistyön tekijät sekä sidosryhmien yhteyshenkilöt.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste on yhteydenpito asiakkaisiin asiakkaan suostumuksella ja / tai sopimuksen mukaisesti. Tietoja käytetään toiminnasta tiedottamiseen, toiminnan suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan sekä laskutuksen seurantaan. Asiakastiedoista kootaan sisäiseen käyttöön käyntitilastoja, joista ei voida tunnistaa yksittäisiä asiakkaita.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Tiedottamiseen ja toimintaan ilmoittautumiseen liittyviä rekisteriin tallennettavia henkilötietoja ovat henkilön nimi ja puhelinnumero sekä asiakkuustiedot. Asiakkuuteen liittyviä tietoja voivat ovat esim.  vastaanotetut tiedotteet, osallistumiset eri toimintoihin sekä käyntikerrat.
Kuntosaliasiakkaista tallennetaan rekisteriin lisäksi osoitetiedot.
Kohdennettuun ryhmätoimintaan osallistuvalta tai yksilötukea saavalta henkilöltä voidaan erillisellä suostumuksella käsitellä myös ryhmän toiminnan kannalta välttämättömiä tietoja, kuten esimerkiksi elämäntilanteeseen, hyvinvointiin ja tuen tarpeeseen liittyviä tietoja.
Säätiön vuokralaisista tallennetaan rekisteriin henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sosiaaliturvatunnus sekä syntymäaika.
Lisäksi voidaan käsitellä muita asiakkaan itsensä lähettämiä tietoja, jotka ovat oleellisia asiakkuuden hoidon kannalta.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisterit syntyvät pääosin asiakkailta itseltään saaduista tiedoista joko suullisesti, kirjallisesti tai sähköpostilla. Tietoja voivat luovuttaa rekisterissä olevan luvalla tai toiveesta rekisteröidyn henkilön asioita hoitavat ammattilaiset tai omaiset. Kuntokulman kulunvalvontajärjestelmä seuraa kuntosaliasiakkaiden käyntejä.

7. TIETOJEN LUOVUTUKSET JA VASTAANOTTAJAT
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröidyn suostumusta. Rekisteröidyn luvalla annamme suullisesti tietoja vaitiolovelvollisuussitoumuksen tehneille ryhmänvetäjille sekä henkilökohtaisille tukihenkilöille. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön määrittelemissä poikkeustilanteissa, Laki Ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkään sosiaali- ja terveyspalveluista 25 § ja Sosiaalihuoltolaki 35 §.
Kuntokulman kulunvalvontajärjestelmää hoitaa Vanderbilt International GmbH, joka vastaa itse järjestelmän tietoturvallisuudesta.
It-hallinta on ulkoistettu Lounea Yritysratkaisut Oy:lle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle tallennetaan asiakastietoja.
Lounea Yritysratkaisut Oy vastaa itse palvelimen tietoturvallisuudesta.
Tiedottamiseen käytettävän Tavoittaja.fi -palvelun tietoturvallisuudesta vastaa Prospectum Oy.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kaikki manuaaliset aineistot säilytettään lukituissa tiloissa/kaapeissa. Sähköiset rekisteritiedot sijaitsevat valvotussa keskuksessa käyttäjätunnuksin ja palomuurein suojatulla palvelimella. Rekisteritietoihin on pääsy vain Kotokartanosäätiön työntekijöillä, joilla työn kannalta tietojen käsittely on välttämätöntä. Työntekijöiden käytössä olevat tietokoneet ja puhelimet on suojattu henkilökohtaisin salasanoin.
Asiakastietoja säilytetään niin pitkään kuin se toiminnan kannalta on tarpeellista. Toiminnan prosessikuvauksissa on selvitetty tietojen poistamisajat. Prosessikuvaukseen on mahdollista tutustua Puistonkulmassa (Valtakatu 7-9, Riihimäki) sopimalla tapaamisesta rekisterinhoitajan kanssa. Henkilökunnan ja vapaaehtoistoiminnassa mukana olevien kanssa on tehty salassapitositoumus.

9. REKISTRÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on:
– oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja käyttää tätä oikeutta kohtuullisin väliajoin
– oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista ja oikeus saada henkilötietonsa poistetuksi
– oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
– oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Kotokartanosäätiö oikaisee, poistaa tai täydentää ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta rekisterissä olevat, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

10. TIETOTURVALOUKKAUKSESTA ILMOITTAMINEN
Tietoturvaloukkauksen Ilmoitus tehdään:
– rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä tietoturvaloukkauksen ilmitulosta
– rekisteröidylle, jos tietoturvaloukkauksesta aiheutuu todennäköisesti korkea riski tämän oikeuksille ja vapauksille
– valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa, jos tietoturvaloukkauksesta todennäköisesti aiheutuu luonnollisen henkilön oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä